# Zprávy z kontaktního formuláře

> Jak zprávy z kontaktního formuláře přicházejí, jak je v seznamu najít a vyřídit, co znamenají stavy Nová, Přečtená a Archivovaná a kudy na ně odpovědět.

- Sekce: Objednávky a doklady
- Stránka: https://shopzi.cz/dokumentace/objednavky/zpravy
- Popisuje v administraci: /administrace/zpravy
- Ověřeno: 2026-10-20

---

**Zprávy** je schránka dotazů, které vám lidé pošlou z kontaktního formuláře
v obchodě. V levém menu ji najdete ve skupině **Lidé**. Zprávy sem přibývají samy, nic se
nenastavuje.

## Jak zprávy přicházejí [#jak-zpravy-prichazeji]

Formulář do obchodu vkládá blok **Kontaktní formulář**, obvykle na stránce Kontakt (`/kontakt`).
Návštěvník vyplní jméno, e-mail, text zprávy a nepovinně telefon. Bez jména, e-mailu a zprávy
formulář neodejde, neplatný e-mail nebo telefon odmítne a každé odeslání projde kontrolou proti
robotům.

Odeslaná zpráva se nejdřív uloží do **Zprávy** a teprve potom vás na ni
upozorníme. Neztratí se tedy ani tehdy, když upozornění nedorazí:

* **Ve zvonku administrace** se objeví upozornění „Kontaktní formulář: jméno odesílatele“ se
  začátkem zprávy. Kliknutím se otevře rovnou její detail.
* **E-mailem** vám přijde zpráva s předmětem „Zpráva od …“ a jménem odesílatele. Chodí na hlavní
  adresu v poli **Kontaktní e-maily** v **Nastavení → Obecné**, a když tam žádnou
  nemáte, na e-mail, se kterým jste obchod zakládali. Odpověď na tenhle e-mail půjde přímo
  odesílateli.

Obě upozornění vypnete v **Nastavení → Notifikace** přepínačem **Kontaktní
formulář**: e-mail v části **Emailové notifikace**, zvonek v části **Notifikace v aplikaci**. Zprávy
se do schránky ukládají dál i s vypnutými upozorněními.

Upozornění ve zvonku se označí jako přečtená, jakmile otevřete stránku Zprávy. Samotné zprávy ale
zůstanou ve stavu **Nová**, dokud je neoznačíte vy.

## Seznam zpráv [#seznam-zprav]

**Zprávy** ukazuje nahoře tři čísla: **Nové**, **Přečtené** a **Archivované**.
Dokud máte nepřečtené zprávy, drží stránka nad filtry i upozornění „Máte N nepřečtených zpráv
z kontaktního formuláře.“

*Snímek obrazovky: Zprávy: čísla Nové, Přečtené a Archivované a nad seznamem hledání a filtr podle stavu.*

Pod čísly je panel **Filtry**:

1. Do pole **Hledat podle jména, emailu nebo zprávy...** napište jméno, část adresy, nebo slovo
   z textu zprávy.
2. Ve výběru **Stav** zvolte **Všechny**, **Nové**, **Přečtené**, nebo **Archivované**.
3. Klikněte na **Filtrovat**. Odkaz **Zrušit filtry** se objeví, jen když je nějaký filtr aktivní,
   a vrátí celý seznam.

Tabulka má sloupce **Odesílatel** (jméno, e-mail a telefon, pokud ho vyplnil), **Zpráva** (prvních
sto znaků), **Stav**, **Datum** a **Akce** s tlačítkem **Detail**. Nové zprávy jsou nahoře
a zvýrazněné, pod nimi ostatní od nejnovějších. Na stránku se vejde 25 zpráv.

> **Archivace zprávu ze seznamu neschová** Výpis ukazuje všechny zprávy včetně archivovaných, jen s jiným štítkem. Chcete-li mít před sebou jen to, co čeká, nastavte filtr **Stav** na **Nové**, případně na **Přečtené**.

## Stavy [#stavy]

Každá zpráva v **Zprávy** má jeden ze tří stavů:

| Stav        | Kdy nastane                                                  |
| ----------- | ------------------------------------------------------------ |
| Nová        | Zpráva přišla a nikdo ji neoznačil jako přečtenou.           |
| Přečtená    | Někdo ji vzal na vědomí tlačítkem **Označit jako přečtené**. |
| Archivovaná | Vyřízeno.                                                    |

Stav se přepíná ručně tlačítky v detailu zprávy. **Nemění se tím, že si zprávu otevřete.** Počet
nových zpráv je tak jediné místo, kde vidíte, že na odpověď ještě někdo čeká.

Stavy jdou oběma směry. Přečtenou zprávu vrátíte mezi nové tlačítkem **Označit jako nepřečtené**
a archivovanou zprávu vytáhnete zpátky tlačítkem **Obnovit z archivu**.

## Zpracování dotazu [#zpracovani-dotazu]

Dotaz vyřídíte v detailu zprávy v **Zprávy**:

1. U zprávy klikněte ve sloupci **Akce** na **Detail**. Nadpis zní „Zpráva od“ a jméno odesílatele.
2. V kartě **Údaje odesílatele** máte **Jméno**, **Email**, **Telefon** (pokud ho odesílatel
   vyplnil) a **Datum odeslání**. E-mail i telefon jsou odkazy, takže z nich rovnou píšete nebo
   voláte.
3. Karta **Zpráva** obsahuje celý text dotazu.
4. V kartě **Akce** klikněte na **Označit jako přečtené**.
5. Odpovězte odesílateli ze své pošty nebo telefonem.
6. Až je věc vyřízená, klikněte na **Archivovat**.

Tlačítka v kartě **Akce** se mění podle stavu: u nové zprávy je **Označit jako přečtené**,
u přečtené **Označit jako nepřečtené** (hodí se, když chcete dotaz vrátit do fronty kolegovi)
a u archivované **Obnovit z archivu**. **Archivovat** je k dispozici vždy, dokud zpráva v archivu
není, tedy i u nové zprávy.

Kdy se zpráva přečetla a archivovala, ukazuje karta **Historie zpracování**.

> **Odpovídá se mimo administraci** V modulu není pole „odpovědět“. Zpráva je jednosměrná: kliknete na e-mailovou adresu odesílatele a odpovíte ze své pošty. Hromadné a cílené psaní zákazníkům řeší [Zákazníci](/dokumentace/objednavky/zakaznici) a [E-mailing](/dokumentace/marketing/emailing).

## Interní poznámky [#interni-poznamky]

V detailu zprávy v **Zprávy** je v kartě **Akce** textové pole **Poznámky
(volitelné)**:

1. Napište do něj, jak jste dotaz vyřešili, nebo co má udělat kolega.
2. Klikněte na **Uložit poznámky**. Tlačítko se objeví teprve tehdy, když text změníte.

Uložená poznámka se ukáže v kartě **Poznámky administrátora**. Když místo uložení kliknete rovnou na
tlačítko se změnou stavu, rozepsaná poznámka se uloží s ním. Poznámka může mít nejvýš 5 000 znaků.

Poznámky jsou opravdu jen pro vás, odesílateli se nikam neposílají.

## Návrat z archivu [#navrat-z-archivu]

Archivovanou zprávu v **Zprávy** najdete filtrem **Stav** nastaveným na
**Archivované**. V jejím detailu klikněte na **Obnovit z archivu**.

Zpráva se vrátí do stavu **Přečtená**, ne do stavu, ve kterém byla před archivací. Chcete-li ji mít
znovu mezi novými, klikněte pak ještě na **Označit jako nepřečtené**.

## Kdo smí se zprávami pracovat [#kdo-smi-se-zpravami-pracovat]

**Zprávy** si prohlédnou všechny role v týmu: **Prohlížeč**, **Editor**,
**Manažer** i **Vlastník**. Měnit stav a psát poznámky smí jen **Manažer** a **Vlastník**, tedy ti,
kdo spravují zákazníky. Prohlížeč a editor si v detailu zprávu přečtou celou i s historií
a poznámkami, jen karta **Akce** s tlačítky a polem pro poznámky se jim nezobrazí. Role mění
vlastník obchodu v **Nastavení → Tým**, viz článek [Tým a
přístupy](/dokumentace/nastaveni/tym-a-pristupy).

Zprávy umí číst i Agent, třeba na otázku „mám nějaké nové dotazy od zákazníků“. Archivovat smí jen
zprávu, kterou už někdo z vás označil jako přečtenou, a tuhle jeho změnu jde vrátit. Zprávu sám
neoznačí jako přečtenou, poznámku nenapíše a odesílateli neodpoví.

## Zprávy a osobní údaje [#zpravy-a-osobni-udaje]

Zprávy v **Zprávy** nejdou smazat a nemažou se ani po čase. Jméno, e-mail, telefon
i text zprávy jsou přitom osobní údaje odesílatele.

Zmizí jedině výmazem podle GDPR: když odesílatel požádá o výmaz a vy žádost dokončíte, smažou se
všechny jeho zprávy odeslané z téhož e-mailu. Do exportu osobních údajů se jeho zprávy naopak
zahrnou. Postup je v článku [GDPR žádosti](/dokumentace/objednavky/gdpr-zadosti).

## Časté potíže [#caste-potize]

**Zprávy vůbec nechodí.** Zkontrolujte, že je v obchodě stránka s blokem **Kontaktní formulář**
a že je zveřejněná, typicky stránka Kontakt. Stránky a jejich bloky popisuje článek [Obsahové
stránky](/dokumentace/vzhled/obsahove-stranky).

**Zpráva je ve Zprávách, ale e-mail mi nepřišel.** Zkontrolujte, že
v **Nastavení → Notifikace** není vypnutý přepínač **Kontaktní formulář** a že
v **Nastavení → Obecné** máte správný hlavní kontaktní e-mail. Zpráva se uloží
vždycky, e-mail je jen upozornění na ni.

**Vidím jen část zpráv.** Nechali jste zapnutý filtr **Stav** nebo vyhledávání. Vraťte **Stav** na
**Všechny**, nebo použijte **Zrušit filtry** vpravo nahoře v panelu filtrů.

**Zmizelo číslo u zvonku, ale zprávy jsou pořád nové.** Tak to má být. Upozornění ve zvonku zhasne
otevřením stránky Zprávy, stav zprávy se mění jen tlačítkem **Označit jako přečtené**.

**V detailu zprávy chybí tlačítka.** Stav zprávy a poznámky mění jen manažer a vlastník, ostatním
rolím se karta **Akce** nezobrazí. Když vám roli změnili, zatímco jste měli detail otevřený,
kliknutí skončí hláškou o chybějícím oprávnění: obnovte stránku.

**Nevím, jestli na dotaz někdo odpověděl.** Modul to nesleduje. Dohodněte si v týmu, že vyřízená
zpráva se archivuje a k ní se napíše poznámka: fronta pak sama ukazuje, co ještě čeká.