Účetnictví: ABRA Flexi, balíček pro účetní a exporty
Faktury a dobropisy do účetnictví: automaticky do ABRA Flexi, měsíční balíček pro účetní, exporty pro POHODU a Money S3, a proč předaný dobropis nejde stornovat.
Tři cesty do účetnictví
SHOPZI vystavuje každou fakturu a každý dobropis s nepřerušenou číselnou řadou. Do účetnictví je dostanete jednou ze tří cest, podle toho, v čem pracuje vaše účetní:
| Cesta | Pro koho | Kde |
|---|---|---|
| Automatické odesílání do ABRA Flexi | účetnictví vedené v ABRA Flexi | Nastavení → Integrace, karta ABRA Flexi (účetnictví) |
| Balíček pro účetní | jakýkoli účetní program (POHODA, Money S3, PREMIER, DUEL, Vario, Helios, Excel) | Nastavení → Integrace, karta Balíček pro účetní |
| Ruční export za období | kdykoli jednorázově | Fakturace, export Doklady za období pro účetní |
Všechny tři vychází z téhož dokladu, takže se nikdy nerozejdou: stejné číslo, stejná DPH po sazbách, stejné datum zdanitelného plnění (DUZP). Obě karty v Nastavení vidí vlastník, manažer a role Účetní, protože předávají údaje odběratelů dál. Svou účetní můžete pozvat do týmu právě s rolí Účetní: uvidí doklady a exporty a napojí účetnictví bez vás, nic jiného v obchodě nezmění (viz Tým, role a přístupy).
Číslo dokladu se nikdy nemění
Číslo, které má odběratel na faktuře (například FV2026000123), je to, které uvádíte v kontrolním hlášení. Proto ho do účetního programu přenášíme beze změny a nikdy nenecháme účetní program doklad přečíslovat:
- ABRA Flexi: číslo jde do pole Interní číslo; číselná řada typu dokladu se nepoužije.
- POHODA: číslo jde jako číslo dokladu i jako evidenční číslo pro kontrolní hlášení.
- Money S3: pole Číslo dokladu má v Money jen 10 znaků, proto v něm je zkrácený tvar (FV26000123). Plné číslo je v poli Evidenční číslo daňového dokladu, ze kterého Money sestavuje kontrolní hlášení.
Doklady pro e-shop nečíslujte v účetním programuPro doklady ze SHOPZI si v účetním programu založte samostatný typ dokladu nebo řadu. Kdyby účetní program vystavil k téže objednávce vlastní fakturu, vznikly by dva doklady se dvěma čísly za jedno plnění.
Propojení s ABRA Flexi
Co potřebujete z ABRA Flexi:
- Přístup k API. Je to placený doplněk ABRA Flexi (za cenu jednoho uživatele vašeho tarifu). Bez něj ABRA Flexi spojení odmítne a SHOPZI vám to řekne.
- Uživatele pro API. Doporučujeme založit samostatného uživatele jen s právy k fakturám vydaným.
- Adresu firmy: otevřete firmu ve Flexi v prohlížeči a zkopírujte adresu až po část
/c/identifikátor_firmy, například
https://vase-firma.flexibee.eu/c/vase_firma.
V kartě ABRA Flexi (účetnictví):
- Vyplňte Adresa firmy v ABRA Flexi, Uživatel API a Heslo. Heslo se ukládá šifrovaně a už se nezobrazí.
- Klikněte na Uložit a otestovat spojení. Test je přísný a spojení bez něj nezapnete. Ověří:
- přihlášení a licenci API,
- že firma ve Flexi má stejné IČO jako váš obchod. Když uživatel API nemá právo číst nastavení firmy, objeví se přepínač Potvrzuji, že firma v ABRA Flexi má IČO …, který musíte zapnout,
- že čísla vašich posledních dokladů ve Flexi ještě nejsou (třeba z dřívějšího ručního importu),
- zkušební výpočet: ABRA Flexi spočítá vaše poslední doklady, aniž by je uložila, a tabulka ukáže částku v SHOPZI a ve Flexi. Musí sedět na haléř.
- V části Jak doklady ve Flexi zapsat zvolte Typ dokladu pro faktury a Typ dokladu pro dobropisy, formy úhrady pro kartu, převod a dobírku a Členění DPH pro plnění do EU (obvykle řádek 20, u služeb 21).
- Odesílat doklady s DUZP od: od kterého dne se doklady pošlou. Starší předejte ručním exportem.
- Přečtěte si pověření, zapněte Souhlasím s tímto pověřením a klikněte na Zapnout odesílání do ABRA Flexi. Doklady od zvoleného dne se zařadí do fronty a odcházejí během několika minut.
Proč je haléřová kontrola tak důležitáABRA Flexi počítá DPH po položkách, SHOPZI (stejně jako doklad, který dostal odběratel) po sazbách. U některých košíků by se tak lišila o haléř. SHOPZI proto posílá DPH každé položky rovnou, aby souhrn ve Flexi byl přesně ten z dokladu, a test to ověří na vašich skutečných dokladech.
Co se do ABRA Flexi přenáší a co ne
Přenáší se každá vystavená faktura a dobropis od zvoleného data: odběratel (jméno nebo firma, adresa, IČO, DIČ), položky, doprava, zaokrouhlení, DPH po sazbách, datum vystavení, DUZP, splatnost, variabilní symbol a číslo objednávky. Dobropis se ve Flexi propojí s fakturou, kterou opravuje.
Nepřenáší se:
- úhrady: páruje je účetní z bankovního výpisu, aby se platba nezapočítala dvakrát,
- e-mail a telefon odběratele (na dokladu nejsou, tak nejdou ani do účetnictví),
- produkty, skladové karty a přijaté faktury,
- doklady v cizí měně (zatím; předejte je z PDF),
- doklady vystavené před 18. 8. 2026 (nesly starší tvar čísla).
Odběratel se do adresáře Flexi nezakládá, údaje jsou přímo na dokladu.
Historie odesílání a chyby
Pod kartou je Historie odesílání s filtrem Vše, Neodeslané, Čekající. Každý doklad má stav:
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Čeká | je ve frontě, odejde do několika minut. Dobropis čeká, až ve Flexi bude jeho faktura. |
| Odesláno | doklad je ve Flexi. V detailu dokladu ve Fakturaci uvidíte „V ABRA Flexi od …“. |
| Zkusí se znovu | Flexi byla dočasně nedostupná nebo vyčerpala denní limit API; zkusíme to sami. |
| Neodesláno | Flexi doklad odmítla. Důvod je u dokladu, dostanete i upozornění ve zvonečku. Po opravě klikněte Zkusit znovu. |
| Přeskočeno | doklad nejde přenést věrně (cizí měna, chybí členění DPH pro EU, dobropis zrušený před odesláním). |
| Pozastaveno | spojení přestalo fungovat (změněné heslo, vypnutý přístup k API) nebo je ve Flexi uzavřené účetní období. Po opravě spojení znovu otestujte a doklady se odešlou. |
Odpojení ve Flexi nic nemaže. Vypnout odesílání zastaví frontu a neodeslané doklady počkají. Smazat spojení navíc smaže uložené heslo; historie odesílání zůstává, aby bylo dohledatelné, co kdy do účetnictví odešlo. Doklad, který jednou odešel, se už nikdy neposílá znovu ani neodvolává.
Velké dávky (například doklady za několik měsíců při prvním zapnutí) odcházejí postupně, nejvýš zhruba 4 300 denně, aby nevyčerpaly denní limit API vaší ABRA Flexi.
Balíček pro účetní
Funguje s každým účetním programem. Jednou měsíčně pošleme na adresu účetní odkaz na doklady předchozího měsíce podle DUZP.
- V kartě Balíček pro účetní vyplňte E-mail účetní a Den odeslání v měsíci (výchozí 3., do té doby obvykle doběhnou doklady za konec měsíce).
- U Formáty navíc k PDF a CSV zaškrtněte, co účetní používá: ISDOC, XML pro POHODU, XML pro Money S3, Tabulka XLSX.
- Přečtěte si pověření, zapněte Posílat balíček a klikněte na Uložit.
- Účetní dostane e-mail Potvrďte příjem dokladů. Dokud na stránce z e-mailu neklikne na Potvrdit příjem dokladů, nic dalšího na tu adresu nepošleme. Žádost můžete poslat znovu odkazem Poslat žádost znovu.
Co balíček obsahuje: PDF každého dokladu, prehled.csv, zvolené formáty a soubor README.txt, který popisuje období, počty, DPH po sazbách a co v balíčku chybí a proč. Doklad vystavený později za starší měsíc (třeba dobírka doručená po uzávěrce) přijde v dalším balíčku v oddílu Dodatečně vystavené, nikdy dvakrát. Měsíc bez dokladů pošleme taky, aby bylo jasné, že nic nechybí.
Proč odkaz, a ne přílohaPříloha poslaná omylem na špatnou adresu už nejde vzít zpět. Odkaz platí 30 dní a v tabulce Odeslané balíčky ho kdykoli zrušíte tlačítkem Odvolat odkaz. Poslat znovu pošle nový odkaz a ty předchozí přestanou platit. Počet otevření zahrnuje i bezpečnostní skenery pošty, které odkazy otevírají samy.
Balíček za minulý měsíc můžete poslat hned tlačítkem Odeslat balíček za minulý měsíc teď, pokud ještě neodešel. Když balíček odejde, dostanete kopii e-mailem i do zvonečku: komu a kolik dokladů.
Adresu, den a formáty mění jen vlastník nebo manažer, protože rozhodují, kam doklady s osobními údaji odcházejí. Role Účetní vidí odeslané balíčky, může je poslat znovu a odvolat odkaz.
Ruční export a import do POHODY a Money S3
Na stránce Fakturace je export Doklady za období pro účetní. Podrobně ho popisuje článek Vystavení faktury. Jak soubor naimportovat:
- POHODA: Soubor → Datová komunikace → XML import/export v POHODĚ. Soubor je v kódování Windows-1250, jak ho POHODA vyžaduje. Doklady pro plnění do EU mají předvyplněné členění USregEU.
- Money S3: Nástroje → Výměna dat XML → Import v Money S3, seznam Faktury vydané, klíč Číslo dokladu. Doklad se naimportuje bez vazby na číselnou řadu Money. Dobropis má v Money zápornou cenu a zaškrtnutý příznak Dobropis; první import doporučujeme zkontrolovat. U plnění do EU členění DPH v Money přiřaďte ručně, soubor ho neodhaduje.
- PREMIER, DUEL, Vario, Helios: použijte ISDOC.
Dobropis po předání nejde stornovat
Jakmile dobropis odejde do ABRA Flexi nebo v balíčku pro účetní, tlačítko Stornovat dobropis v detailu vratky zešedne a vysvětlí proč. Zákon o DPH nezná zrušení vystaveného dokladu, jen jeho opravu dalším dokladem, a účetní by měla v účetnictví doklad, který u vás neplatí. Pokud byl dobropis vystaven omylem, vystavte k původní faktuře novou fakturu na stejné plnění a dejte účetní vědět.
Dobropis zrušený před odesláním se nepřenese. V řadě dobropisů pak zůstane mezera (číslo se nikdy nepoužije znovu) a README balíčku ji vysvětlí.
Ochrana osobních údajů
Zapnutím odesílání nebo balíčku dáváte SHOPZI pokyn předávat doklady vašemu účetnímu programu nebo účetní. Ti jsou vaši příjemci: smluvní vztah s dodavatelem účetního programu i s účetní nebo daňovým poradcem máte vy, ne SHOPZI (viz Smlouva o zpracování osobních údajů, odst. 6.2 a 9.4). Předává se jen to, co je na dokladu. SHOPZI si pamatuje, kdo a kdy předávání zapnul a podle jakého znění pověření.