E-mailing a kampaně

E-mailing (v levém menu ve skupině Marketing) slouží k hromadným rozesílkám na vybraný segment zákazníků a k automatické připomínce opuštěného košíku. Modul má čtyři obrazovky: úvodní přehled, Kampaně, Segmenty a Kontakty. Tenhle článek popisuje přehled a kampaně; komu se píše, rozebírá článek Segmenty a kontakty.

Otevřít modul smí každá role. Kampaně, segmenty a nastavení ale mění jen Editor, Manažer a Vlastník; Prohlížeč vidí všechno jen ke čtení a nic neodešle.

1. Modul je zamčený, dokud nemáte vlastní SMTP

Bez vlastního SMTP překrývá celý E-mailing cedule E-mailing se odemkne po nastavení vlastního SMTP, a to na přehledu, v kampaních, segmentech i kontaktech. Obsah pod ní je vidět, ale nejde na nic kliknout.

Důvod je uvedený přímo tam: platformní pošta SHOPZI je jedna sdílená adresa pro všechny obchody a jedna nepovedená rozesílka na ní pokazí doručitelnost i ostatním, včetně potvrzení objednávek a faktur. Z platformní pošty proto neodcházejí kampaně ani připomínky opuštěných košíků.

Tlačítko Nastavit SMTP vás pošle do Nastavení → SMTP, postup popisuje kapitola „2. Vlastní SMTP v Nastavení“. Modul se odemkne, jakmile je uložený server, uživatelské jméno, heslo i odesílací e-mail.

Po odemčení se nad obrazovkami modulu objeví upozornění Rozesílejte, jen když víte, co děláte. V sázce je doručitelnost vaší domény. Připomíná čtyři pravidla: psát jen lidem, kteří o to stáli, mít na doméně SPF, DKIM a DMARC, začít menší dávkou a respektovat odhlášení. Křížkem ho zavřete a v tomhle prohlížeči se už neukáže.

2. Vlastní SMTP v Nastavení

Nastavení → SMTP najdete v levém sloupci nastavení ve skupině Technické. Nastavení smí otevřít jen Manažer a Vlastník.

1. Vyplňte SMTP Server (například smtp.seznam.cz) a Port. Předvyplněný je 465, obvykle se používá 465 (SSL), nebo 587 (TLS).
2. Vyplňte Uživatelské jméno, obvykle celou e-mailovou adresu schránky, a Heslo. U Gmailu podle nápovědy u pole použijte heslo pro aplikace (App Password).
3. Vyplňte Odesílací email, tedy adresu, ze které zprávy odcházejí. Nepovinné Jméno odesílatele se zobrazí u odesílatele; bez něj se použije název obchodu.
4. Klikněte na Otestovat připojení. Tlačítko je aktivní, až když máte vyplněný server, uživatelské jméno, heslo i odesílací e-mail. Zkušební zpráva přijde na adresu zadanou jako uživatelské jméno a pod formulářem se objeví Připojení úspěšné! Testovací email byl odeslán. Test nic neukládá.
5. Uložte tlačítkem Uložit nastavení. Potvrdí to hláška SMTP nastavení bylo úspěšně uloženo.
6. Na doméně, ze které posíláte, mějte SPF, DKIM a DMARC. Bez nich vás velké schránky zařadí do spamu bez ohledu na obsah.

Uložené heslo se už nezobrazuje. Znovu otestovat můžete i bez jeho přepisování, ale jen dokud neměníte server ani uživatelské jméno. Když si s nastavením nevíte rady, nad formulářem je pruh Potřebujete pomoct? s telefonem na podporu.

3. Přehled E-mailingu

E-mailing je rozcestník modulu. V hlavičce jsou tlačítka Kontakty, Segmenty a Nová kampaň; poslední z nich vidí jen role, která smí rozesílat.

Pod hlavičkou je pět čísel:

Kliknutím na Odběratelé, Kontakty nebo Odhlášení otevřete stránku Kontakty rovnou s odpovídajícím filtrem.

Níž jsou tři sekce: Odesílání a Automatizace (popisují je další dvě kapitoly) a Poslední kampaně, tedy pět naposledy založených kampaní se segmentem, stavem a počtem příjemců. Celý seznam otevře odkaz Všechny kampaně →.

4. Nastavení odesílání

Na přehledu E-mailing je v sekci Odesílání karta Nastavení odesílání se dvěma volbami. Obě se ukládají samy: zaškrtávátko hned po kliknutí, limit po opuštění pole. Uložení potvrdí řádka Uloženo.

• Psát i zákazníkům bez zaškrtnutého newsletteru je ve výchozím stavu vypnuté. Zapnutím prohlašujete, že jste zákazníky při získání adresy upozornili na možnost dostávat nabídky obdobného zboží (§ 7 odst. 3 zák. 480/2004 Sb.). Proto se na to systém při zapínání zvlášť ptá. Týká se to jen lidí, kteří u vás opravdu nakoupili a zaplatili: kdo si jen založil účet a nic nezaplatil, zprávu nedostane ani se zapnutým přepínačem. Odhlášení a nedoručitelné adresy jsou vyloučené vždy.
• Týdenní limit zpráv říká, kolik obchodních zpráv smí jeden člověk dostat za sedm dní. Zadává se 0 až 50, nula znamená bez omezení. Transakční pošta se do limitu nepočítá a nikdy se jím neblokuje. Koho limit zastaví, ukáže kontrola publika jako Vyčerpán týdenní limit zpráv.

5. Automatizace

Na přehledu E-mailing má sekce Automatizace dvě karty, každou s vlastním vypínačem. Obě jsou ve výchozím stavu zapnuté.

Připomínka opuštěného košíku napíše zákazníkovi, který nechal rozdělaný nákup:

• Týká se jen košíku s aspoň jednou položkou, ke kterému známe e-mail: zákazník byl přihlášený, nebo adresu vyplnil v pokladně.
• Košík se za opuštěný považuje po několika hodinách nečinnosti a kontroluje se jednou za hodinu. Košík nečinný déle než sedm dní se už nepřipomíná.
• Každý košík dostane nejvýš jednu připomínku s předmětem Zůstalo vám něco v košíku, výpisem položek a tlačítkem Dokončit nákup. Kdo mezitím objedná, nedostane nic.
• Připomínka je obchodní sdělení, takže prochází stejnou kontrolou souhlasu jako kampaň a nese odhlašovací odkaz. Host bez účtu ji dostane jen se zapnutou volbou Psát i zákazníkům bez zaškrtnutého newsletteru.
• Každá připomínka ubere jednu zprávu z měsíčního přídělu rozesílek. Když příděl dojde, připomínky se neposílají.

Pod kartou vidíte, kolik opuštěných košíků bylo za posledních 30 dní.

Potvrzení adresy před odběrem (dvojitý opt-in) zařadí přihlášeného k newsletteru až po prokliku v potvrzovacím e-mailu Potvrďte odběr novinek. Odkaz v něm platí 72 hodin. Proklik vrátí mezi odběratele i toho, kdo se dřív odhlásil. Při vypínání se systém ptá na potvrzení, protože bez něj může kdokoli přihlásit cizí adresu a stížnost na spam dostanete vy. S vypnutým potvrzením platí přihlášení hned, ale kdo dřív odvolal souhlas, toho formulář zpátky nepřihlásí.

Stejné přepínače najdete i v Nastavení → Notifikace ve skupině E-mailing. Je to jedno nastavení na dvou místech, ne dvě různá.

Pod automatizacemi je sekce Poděkování po přihlášení: stránka s poděkováním a kam vede proklik z potvrzovacího e-mailu. Popisuje ji článek Poděkování po přihlášení k odběru.

6. Kampaně

E-mailing → Kampaně je seznam všech rozeslání. Nahoře filtrujete podle stavu (Vše, Koncepty, Naplánované, Odesílá se, Odeslané) a hledáte podle názvu nebo předmětu.

Sloupce: Kampaň, Předmět, Segment, Stav, Příjemci, Přeskočeno (kolik lidí ze segmentu neprošlo kontrolou souhlasu při spuštění), Odesláno (den spuštění, u naplánované kampaně den plánu) a Vytvořeno.

Během rozesílání je kampaň ve stavu Odesílá se a její řádek je podbarvený s popiskem Rozesílá se. Jakmile ve frontě nezůstane žádná zpráva, přepne se kampaň sama na Odesláno a najdete ji pod filtrem Odeslané. Kolik zpráv ještě čeká, ukazuje v detailu kampaně dlaždice Ve frontě (kapitola Co se dá a nedá změřit).

Tlačítko Nová kampaň není průvodce: otevře prázdnou kampaň se jménem „Nová kampaň“ přímo ve skládacím modulu. Do seznamu se kampaň zapíše, až ji poprvé uložíte (Uložit, nebo Test sobě či Zkontrolovat publikum, které ji před akcí uloží samy). Když stránku opustíte bez uložení, žádný koncept nevznikne. Uložený koncept, který už nechcete, smažete v jeho detailu tlačítkem Smazat kampaň.

7. Kampaň: napsat, vyzkoušet a odeslat

Kampaň píšete v E-mailing → Kampaně → Nová kampaň, případně po kliknutí na název rozepsané kampaně v seznamu.

1. Vyplňte Název kampaně (interní, zákazník ho neuvidí), Předmět a Text zprávy. Nepovinné pole Podtitulek v patičce se vypíše drobným písmem až úplně dole ve zprávě. Obrázky do textu kampaně vložit nejdou, odkazy ano.
2. Do předmětu i textu můžete vložit personalizaci {{jmeno}}, {{prijmeni}}, {{email}}, {{firma}} a {{objednavek}}. Dosadí se až při odeslání, každému jeho vlastní.
3. Volitelně doplňte Text tlačítka a Odkaz tlačítka. Tlačítko se ve zprávě ukáže, jen když vyplníte obojí. Slevový kód se vypíše velkým písmem doprostřed zprávy; zakládá se ve Slevových kódech, tady se jen opíše.
4. Vpravo vyberte v poli Komu segment. Číslo v závorce je počet jeho členů. Segmenty se stavějí podle článku Segmenty a kontakty.
5. Rozepsanou kampaň ukládáte tlačítkem Uložit. U nové kampaně ji první uložení založí a stránka přejde na její adresu.
6. Klikněte na Test sobě. Zkušební zpráva odejde na adresu vašeho administrátorského účtu, v předmětu má navíc [TEST], personalizaci vyplní vzorovým jménem „Testovací Příjemce“ a nepočítá se do limitů. Odhlašovací odkaz v ní je, ale je nefunkční: v testu nemá koho odhlásit.
7. Klikněte na Zkontrolovat publikum (aktivní, jakmile je vybraný segment). Ukáže se Odešle se X z Y a rozpis přeskočených podle důvodu, například Nemá souhlas s obchodními e-maily, Odhlásil se z obchodních sdělení, Adresa je nedoručitelná (odraz) nebo Vyčerpán týdenní limit zpráv. Jedno rozeslání pobere nejvýš 10 000 členů segmentu (naposledy přidaných); u většího segmentu kontrola napíše Segment je větší než strop jednoho rozeslání. Rozdělte ho.
8. Teprve pak se odemkne Odeslat. Potvrzovací dialog uvede počet příjemců a upozorní, že krok nejde vzít zpět. Po potvrzení se objeví Kampaň se rozesílá. a zprávy odcházejí na pozadí.

Změna segmentu v poli Komu kontrolu publika zruší a Odeslat se znovu zamkne. Každá zpráva kampaně nese odhlašovací odkaz, který nejde odstranit. Odpovědi zákazníků chodí na kontaktní e-mail obchodu, a když ho nemáte vyplněný, na odesílací adresu SMTP.

Vedle stropu jednoho rozeslání má každý tarif ještě měsíční příděl rozesílek (viz Tarif, limity a úložiště). Příděl se rezervuje celý předem, takže kampaň, která se do zbytku měsíce nevejde, se neodešle vůbec: vrátí se do konceptu a odeslání skončí větou „Nemáte dost rozesílek na tento měsíc.“ i s počtem zpráv, které chtěla poslat.

Kontrola publika na to upozorní dopředu: když je příjemců víc, než kolik vám ve zbytku měsíce zbývá, připíše pod rozpis větu Měsíční příděl rozesílek na tohle nestačí s oběma čísly. Tlačítko Odeslat přesto zůstane aktivní, protože zůstatek může být starší než skutečnost (mezitím vyšší tarif nebo nový měsíc) a poslední slovo má server. Kolik vám zbývá, ukazuje dlaždice Zbývá rozesílek na přehledu e-mailingu a měřák Marketingové rozesílky v Nastavení → Předplatné. Provozní pošta se do přídělu nepočítá.

Odeslanou kampaň už nelze upravit ani smazat: text i publikum jsou zmrazené, protože zpráva už leží lidem ve schránce. Pro navázání vytvořte novou.

8. Naplánované odeslání

Čas odeslání nastavíte v detailu kampaně v E-mailing → Kampaně, v poli Naplánovat na vpravo pod výběrem segmentu.

1. Připravte text a vyberte segment.
2. Klikněte na Zkontrolovat publikum. Při automatickém odeslání kontrolu nikdo neuvidí, takže ji udělejte předem.
3. Do pole Naplánovat na zadejte datum a čas.
4. Klikněte na Uložit. Kampaň přejde do stavu Naplánováno.

V nastavený čas, nejpozději o pár minut později, se kampaň rozešle sama, stejně jako po kliknutí na Odeslat: projde kontrolou souhlasu a rezervuje si měsíční příděl. Prázdné pole znamená „odešle se ručně“. Plán zrušíte tak, že pole vymažete a kampaň uložíte; vrátí se do konceptu.

Když v naplánovaný čas nestačí příděl, kontrolou souhlasu neprojde nikdo nebo obchod zrovna nemá vlastní SMTP (třeba jste ho mezitím smazali), kampaň se neodešle a vrátí se do stavu Koncept. Příděl rozesílek se v takovém případě nečerpá. Kampaň bez segmentu, předmětu nebo textu zůstane ve stavu Naplánováno a neodejde vůbec.

Co se dá a nedá změřit

V detailu rozeslané kampaně v E-mailing → Kampaně jsou nad formulářem čtyři čísla:

• Odesláno, s poznámkou, z kolika zařazených zpráv.
• Ve frontě, s poznámkou „odesílá se“, nebo „hotovo“. Rozesílání je dokončené, když ukazuje nulu a pod ní „hotovo“.
• Přeskočeno: lidé, kteří přestali splňovat podmínky mezi spuštěním a odesláním své zprávy, typicky se mezitím odhlásili.
• Selhalo: zprávu se nepodařilo odeslat, třeba když SMTP odmítlo spojení nebo jste mezitím vlastní SMTP smazali.

Co komu odešlo, najdete v kartě zákazníka v sekci Komunikace. Míru otevření ani prokliky neměříme, protože odesíláme přes SMTP, které tuhle zpětnou vazbu nevrací.

Tatáž čísla přečte i Agent: u rozeslané kampaně řekne, kolik zpráv odešlo, kolik čeká ve frontě, kolik se přeskočilo a kolik selhalo, a přečte i obsah kampaně. Otevření a prokliky nehlásí, protože se neměří. Kampaň umí Agent připravit, upravit i smazat jen jako koncept; rozeslat ani naplánovat ji nemůže, to uděláte vy tlačítkem Odeslat.

Časté potíže

Odeslat je nedostupné. Nespustili jste kontrolu publika, po kontrole jste změnili segment (což ji zruší), nebo kontrola doběhla a vyšlo z ní nula příjemců. Zkontrolovat publikum je nedostupné, dokud nevyberete segment.

Kontrola hlásí nula příjemců. Segment nikomu neodpovídá, nebo nikdo z něj nemá souhlas s obchodními e-maily. Odznaky souhlasů vysvětluje článek Segmenty a kontakty.

Odeslání skončilo větou „Nemáte dost rozesílek na tento měsíc.“ Kampaň se nevešla do zbytku měsíčního přídělu a vrátila se do konceptu. Zmenšete segment, počkejte na nový měsíc, nebo přejděte na vyšší tarif.

Test sobě nepřišel. Zpráva jde výhradně přes vaše SMTP; když ho server odmítne, test skončí chybou a nic nepřijde. Hláška „Kampaň musí mít předmět i text.“ znamená, že některé z obou polí je prázdné, a „Váš účet nemá e-mailovou adresu, kam test poslat.“ se týká vašeho účtu v týmu.

Otestovat připojení hlásí chybu. „Chyba autentizace“ znamená špatné jméno nebo heslo, „Server odmítl připojení“ nebo „Časový limit vypršel“ špatný server či port. Hláška „Změnili jste server nebo uživatele. Zadejte prosím heslo znovu.“ chce heslo napsat znovu.

Naplánovaná kampaň neodešla. Pokud je zpátky v konceptu, v naplánovaný čas nestačil příděl, nikdo neprošel kontrolou souhlasu, nebo obchod neměl vlastní SMTP. Pokud je pořád Naplánováno, chybí jí segment, předmět nebo text.

Rozeslaná kampaň pořád ukazuje Odesílá se. Ve frontě ještě čekají zprávy. Zpracování na pozadí běží každých pět minut, takže velká kampaň se rozesílá postupně. Kolik zpráv zbývá, ukazuje dlaždice Ve frontě v detailu kampaně; jakmile klesne na nulu, kampaň se přepne na Odesláno.